Personeel in proeftijd? Waarom je nooit direct een leasecontract van 5 jaar moet tekenen

Hoe regel je vervoer voor nieuwe medewerkers?

Als werkgever is het niet aan te raden direct een vast leasecontract van 48 of 60 maanden af te sluiten voor een medewerker die nog in de proeftijd of eerste contractsfase zit. Het risico op voortijdig vertrek is in deze fase het grootst. De slimste strategie is Shortlease (flexibel leasen) voor de eerste 6 tot 12 maanden. Hiermee heb je geen langlopende verplichtingen en kun je de auto dagelijks inleveren als de arbeidsrelatie stopt, zonder hoge afkoopsommen.

‍

Waarom dit relevant is voor werkgevers

Het aannemen van personeel is al spannend genoeg, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het wagenpark. Veel ondernemers onderschatten het financiële risico van een "mismatch".
Stel: je bestelt vol enthousiasme een nieuwe auto met een contract van 5 jaar. Na vier maanden blijkt toch dat de medewerker niet past binnen het team, of hij / zij vindt zelf een andere baan. Dan heb jij een probleem:

1. Afkoopsom: Om het contract te ontbinden, vragen grote leasemaatschappijen vaak tot wel 40% van de resterende termijnen. Dat gaat om duizenden euro's.
2. Leegstand: Je kunt de auto houden, maar als je niet direct een nieuwe medewerker hebt, betaal je elke maand voor een auto die stilstaat op de parkeerplaats.
3. Administratieve rompslomp: Het overzetten van contracten of herberekenen van kilometers kost tijd en energie die je liever in je bedrijf steekt.

Door te kiezen voor flexibiliteit in het eerste jaar, koop je in feite rust en zekerheid.

‍

De veilige route in 3 stappen

Zo regel je het zonder gedoe:

1. Start flexibel: Geef een nieuwe medewerker altijd eerst een shortlease auto (bijvoorbeeld voor de duur van het eerste jaarcontract).
2. Het evaluatiemoment: Gaat de medewerker uit dienst? Lever de auto in. Krijgt hij een vast contract? Ga door naar stap 3.
3. De beloning: Nu de samenwerking zeker is, kun je samen een auto voor de lange termijn uitzoeken (Full Operational Lease) tegen een lager maandtarief.

‍

Veelgemaakte fouten

• Focus op het laagste maandtarief: Een vast contract lijkt voordeliger per maand, maar de kosten voor het voortijdig openbreken van een contract (afkoopsom) zijn vaak vele malen hoger dan de meerprijs van flexibiliteit.
• Mismatch in looptijden: Een leasecontract van 5 jaar afsluiten terwijl de medewerker een jaarcontract heeft. Hierdoor ontstaat een groot financieel risico als het arbeidscontract niet wordt verlengd.
• Onderschatten van stilstand: Niet meerekenen dat een vaste leaseauto bij vertrek van personeel vaak maandenlang stilstaat (terwijl de kosten doorlopen) voordat deze weer intern kan worden ingezet.